Giao diện
SAMPLE REQUEST SYSTEM · DT-004
Hệ Thống Yêu Cầu Mẫu — Màng Bảo Vệ Bề Mặt Nhôm
Đức Thiện · Sales Operations · DT-2026
| Document ID | DT-004 · Version 1.0 · 2026-07-10 |
| Type | Sales Operations — Business Process & Form Spec |
| Owner | Sales Operations (+ QC/R&D cho Technical Review) |
| Liên quan | DT-002 Selection Guide · DT-001 TDS · DT-003 Product Page (điểm vào §9) |
| Phạm vi | Thiết kế nghiệp vụ + biểu mẫu. Không backend/CRM/DB/báo giá. |
NGUYÊN TẮC
Mục tiêu kép: (1) giúp khách yêu cầu ĐÚNG mẫu nhanh; (2) cho Sales đủ thông tin để qualify cơ hội. Grade mẫu chọn theo dải đã xác minh (DT-002); grade cuối cùng do khách thử trên chính bề mặt quyết định. Đây không phải form báo giá.
1 · Purpose
Chuẩn hoá cách tiếp nhận – xét duyệt – chuẩn bị – gửi – theo dõi mẫu màng bảo vệ nhôm, để: giảm rơi khách ở khâu mẫu, rút ngắn thời gian tới trial, và thu đủ dữ kiện qualify (ngành · ứng dụng · sản lượng · thị trường).
2 · When customers should request samples
Nên yêu cầu mẫu khi:
- Đổi/đánh giá nhà cung cấp màng cho bề mặt nhôm cụ thể (anod / sơn tĩnh điện / PVDF / ACP).
- Gặp lỗi màng cũ (lưu keo, bong sớm, xước) và cần grade phù hợp hơn.
- Chuẩn bị chạy thử trên dây chuyền trước khi đặt đơn đại trà.
- Ứng dụng đặc thù (cắt laser / đột dập / ngoài trời) cần đúng dòng chuyên biệt.
Chưa chắc chọn dòng nào? Xem DT-002 Selection Guide trước, hoặc để Đức Thiện tư vấn.
3 · Sample Request Workflow
① CUSTOMER → gửi Sample Request Form (§4) qua DT-003 §9 / Zalo / Email
↓
② SALES → tiếp nhận, kiểm đủ trường, xác nhận trong 1 ngày làm việc
↓
③ TECHNICAL REVIEW (QC/R&D) → chọn 2–3 grade theo DT-002 cho bề mặt/điều kiện
↓
④ SAMPLE PREPARATION → cắt mẫu, dán nhãn SKU/grade/độ dày, kèm hướng dẫn (§6)
↓
⑤ SHIPMENT → gửi theo Packaging Standard (§6); ghi Sample Tracking (§7)
↓
⑥ CUSTOMER TRIAL → khách thử dán–bóc trên chính bề mặt (theo DT-001 §6–7)
↓
⑦ FEEDBACK → Sales thu phản hồi theo cửa sổ hẹn; đạt → Next Step (§10)| Bước | Owner | Hành động chính | Mốc gợi ý |
|---|---|---|---|
| ① Customer | Khách | Điền form §4 | — |
| ② Sales | Sales | Xác nhận + kiểm đủ trường + qualify sơ bộ | ≤ 1 ngày làm việc |
| ③ Technical Review | QC/R&D | Chọn 2–3 grade (DT-002) | ≤ 1 ngày |
| ④ Preparation | Sample ops | Cắt + dán nhãn + kèm hướng dẫn | theo tồn kho mẫu |
| ⑤ Shipment | Sample ops | Gửi + tạo bản ghi tracking | ngay khi xong |
| ⑥ Trial | Khách | Thử trên part | khách chủ động |
| ⑦ Feedback | Sales | Thu phản hồi + quyết định | theo ngày hẹn |
(Mốc thời gian là mục tiêu vận hành nội bộ, không phải cam kết hợp đồng.)
4 · Sample Request Form (Field Spec)
Thiết kế sẵn cho form website tương lai. Cột "Qualify" = giá trị dữ kiện cho Sales.
| # | Trường (bắt buộc) | Kiểu | Qualify / mục đích |
|---|---|---|---|
| 1 | Company | text | Định danh khách |
| 2 | Contact (tên · SĐT/Zalo · email) | text | Kênh liên hệ |
| 3 | Industry | select | Phân khúc (nhôm định hình / ACP / cơ khí…) |
| 4 | Application | text | Ngữ cảnh dùng (cửa/mặt dựng/biển hiệu…) |
| 5 | Substrate | select | Nhôm profile / ACP / nhôm tấm |
| 6 | Surface Finish | select | Anod / sơn tĩnh điện / PVDF / khác → chọn grade |
| 7 | Required Width (mm) | number | Khớp khổ (Profile ≤2200; ACP 400–2200) |
| 8 | Thickness (µm) | number | Trong dải verified (Profile 80–130; ACP 40–130) |
| 9 | Estimated Monthly Consumption (kg hoặc m²) | number | Quy mô cơ hội |
| 10 | Indoor / Outdoor | radio | Ngoài trời → dòng UV, ≤3 tháng |
| 11 | Trial Objective | text | Tiêu chí khách đánh giá (bóc sạch, chịu nhiệt…) |
| 12 | Required Delivery Date | date | Ưu tiên chuẩn bị |
| 13 | Shipping Address | text | Gửi mẫu |
Trường tuỳ chọn: yêu cầu in logo, thị trường (nội địa/xuất khẩu), nhà cung cấp hiện tại/lỗi gặp phải.
KHÔNG PHẢI BÁO GIÁ
Form này chỉ để gửi mẫu + qualify. Không thu điều khoản giá/thanh toán. Báo giá là quy trình riêng (xem DT-003 §10 "Request Quotation").
5 · Internal Review Checklist (trước khi chuẩn bị mẫu)
- ☐ Đủ 13 trường bắt buộc (§4); thiếu → Sales hỏi bổ sung.
- ☐ Substrate + Finish rõ → chọn dòng theo DT-002 (Profile/ACP/Laser/Stamping).
- ☐ Width & Thickness trong dải verified; ngoài dải → Contact Technical Team.
- ☐ Indoor/Outdoor rõ → nếu ngoài trời, ghi chú ≤ 3 tháng (bảo hành).
- ☐ Chọn 2–3 grade trong dải GF cho khách so sánh.
- ☐ Qualify: ngành · sản lượng/tháng · thị trường · khả năng recurring.
- ☐ Địa chỉ & ngày cần giao khả thi.
6 · Sample Packaging Standard
- Mỗi bộ mẫu: 2–3 grade, mỗi grade dán nhãn SKU · grade · độ dày (µm) · độ dính (GF).
- Kèm phiếu hướng dẫn thử (tham chiếu DT-001 §6 Application / §7 Removal) + tiêu chí "bóc sạch".
- Ghi mã mẫu (Sample ID) khớp bản ghi tracking (§7).
- Đóng gói tránh ẩm/bụi/gập; nếu gửi xa, bảo vệ mép cuộn.
- Kèm 1 dòng liên hệ kỹ thuật để khách hỏi trong lúc thử.
(Không sao chép thông số vào nhãn — chỉ định danh; chi tiết tra DT-001.)
7 · Sample Tracking (Record Spec — không phải DB)
Mỗi yêu cầu mẫu ghi một bản ghi (sổ/bảng tính nội bộ):
| Trường | Ví dụ |
|---|---|
| Sample ID | SR-2026-0001 |
| Company / Contact | (từ form §4) |
| Substrate / Finish / Grades gửi | Profile · anod · 3 grade |
| Ngày gửi / Đơn vị VC / Mã vận đơn | — |
| Ngày khách nhận (dự kiến/thực) | — |
| Ngày hẹn feedback | — |
| Trạng thái | Requested → Reviewed → Prepared → Shipped → Trial → Feedback → Closed |
| Kết quả | Grade đạt / cần điều chỉnh / loại |
Đây là quy cách bản ghi để theo dõi thủ công; CRM/DB là hạng mục riêng (ngoài phạm vi ticket này).
8 · Success Criteria
Yêu cầu mẫu được xem là thành công khi:
- Mẫu đúng dòng/grade tới tay khách trong mốc mục tiêu.
- Khách chạy trial trên chính bề mặt.
- Thu được feedback trong cửa sổ hẹn.
- Xác định được grade đạt (hoặc hướng điều chỉnh rõ ràng).
- Cơ hội đủ điều kiện chuyển Next Step (§10).
9 · Frequently Asked Questions
Gửi mấy grade? — Thường 2–3 grade trong dải phù hợp để khách so sánh và chốt.
Ai trả phí vận chuyển mẫu? — Theo thông lệ ngành, khách thường chịu phí ship; trao đổi khi xác nhận.
Bao lâu có mẫu? — Tuỳ tồn kho mẫu & địa chỉ; Sales xác nhận mốc khi tiếp nhận.
Có kèm số N/cm / báo cáo thử nghiệm không? — Cung cấp theo yêu cầu (độ dính công bố theo GF; xem DT-001).
Chưa biết chọn dòng? — Dùng DT-002 Selection Guide hoặc để đội kỹ thuật tư vấn.
Đây có phải báo giá không? — Không. Báo giá là quy trình riêng (DT-003 §10).
10 · Next Step after Sample
- Đạt (grade phù hợp): chuyển sang Request Quotation (xem DT-003 §10) — Sales báo giá theo grade/độ dày/khổ/sản lượng.
- Cần điều chỉnh: Technical Review chọn grade khác / độ dày khác trong dải → gửi mẫu vòng 2.
- Loại: ghi lý do vào tracking (§7) để cải tiến & win-back sau.
DT-004 · Sample Request System · v1.0 · 2026-07-10 · Đức Thiện Sales Operations. Thiết kế nghiệp vụ + biểu mẫu; không backend/CRM/DB/báo giá. Grade mẫu theo dải verified (DT-002); không bịa hiệu năng.